Top 4 des astuces pour maîtriser ton temps de freelance ⌛⏰

Adrien Adrien S. 27 sept. 2021

Freelance : maîtrise ton temps !

 

Tic-tac, gérer votre organisation au travail et tenir vos délais pendant vos projets en freelancing, ce n'est pas toujours évident ! Pas de panique, nos experts du domaine sont là pour vous apporter leurs meilleurs tips concrets pour devenir les pro' de la gestion de votre temps professionnel !

Prioriser ses tâches, utiliser les bons outils de management de projet, trouver les méthodologies qui vous correspondent, etc. Nous avons la chance d'avoir reçu les conseils de grands experts du domaine : Laëtitia Vitaud, Samuel Durand, Marielle Cuirassier ainsi que Diane Ballonad Rolland lors de notre Café Freelance : Maîtrise ton temps !

Retrouvez l'édito de Laëtitia, les échanges de notre table ronde et la rubrique de Samuel en rediffusion vidéo sur notre chaîne Youtube, ou en podcast (Spotify, Apple Podcast, Google Podcast) pour l'emporter partout avec vous ! On revient également sur ce qui a été dit dans cet article, pour approfondir le sujet et vous apporter les bonnes ressources pour devenir des experts de la gestion du temps !

 

Laëtitia Vitaud, experte du Future of Work vous explique pourquoi il est si difficile d'organiser à 100% sa journée, même avec une très bonne organisation !

 

Astuce n°1 : Savoir répartir ses tâches dans la semaine, nos conseils !

Vouloir tout faire dans sa journée, mission (presque) impossible ? 🤔 Laëtitia Vitaud nous répond !

Laëtitia : Depuis que je me suis lancée à mon compte, en 2015, le sujet de la gestion du temps de travail en vient parfois à devenir une véritable obsession chez moi. Il faut dire qu’il existe des différences fortes dans le rapport au temps entre les salariés et les freelances.

Les salariés sont pressurisés par des managers et des réunions… mais leur salaire tombe en fin de mois avec la fiabilité d’une horloge suisse. Les freelances, eux, sont plus libres dans l’organisation de leur temps, mais de leur productivité dépend leur chiffre d’affaires. Si on passe son temps à faire de l’administratif et du rangement, par exemple, on n’a rien à facturer !

Cela donne parfois un rapport presque maladif à la gestion du temps, comme chez certains avocats qui cherchent à maximiser les heures facturables au client… Mais cela donne aussi une réflexion poussée sur la productivité et la gestion du temps. Les freelances consomment frénétiquement les articles et livres sur la productivité et la gestion du temps. Ils sont aussi nombreux à devenir des experts de ces sujets.

Moi aussi j’ai consacré de longs moments de réflexion, à force de me sentir débordée. J’ai compris que je voulais toujours trop en faire, qu’on ne peut pas manger à tous les râteliers et être bonne partout tout le temps. Du coup, je voudrais partager 3 petites leçons que j’ai apprises avec les années de freelancing.

 

3 leçons pour apprendre à maîtriser son temps avec Laëtitia Vitaud

La première leçon, c’est que je sous-estime systématiquement le temps que me prendra un projet ou une tâche. L’une des raisons, c’est que je suis trop optimiste. Ce biais a un nom, c’est l’illusion de planification (planning fallacy en anglais), un concept que l’on doit aux chercheurs Daniel Kahneman et Amos Tversky. Ce qui est étonnant avec l’illusion de la planification, c’est qu’on en est victime même quand on a déjà fait à plusieurs reprises l’expérience d’un décalage entre le plan et la réalité ! Parfois, pour des tâches identiques, pour la réalisation desquelles on devrait pouvoir parfaitement quantifier le temps de travail nécessaire, on tombe encore et encore dedans. Les solutions ? D’abord segmenter les tâches (et projets) en plein de tâches constitutives, un travail préalable qui est indispensable. Ensuite, si on fait plusieurs fois le même type de tâche ou projet, enregistrer le temps qu’on a mis la dernière fois et se dire que non, on ne fera pas plus vite cette fois-ci. Enfin, toujours demander à une personne extérieure, par exemple quelqu’un qui fait le même, pour vérifier qu’on n’est pas irréaliste.

 

La deuxième leçon, c’est que puisque je veux toujours trop en faire dans la journée, il faut que j’élimine. J’ai appris à commencer ma journée avec une “to-do” qui consiste en 1, 2 ou 3 choses faisables qui font que je serai relativement contente de ma journée. Ça peut être quelque chose de difficile mais stimulant (écrire un texte), quelque chose de facile mais ennuyeux (une tâche administrative ou commerciale)... Quel est le minimum à faire aujourd’hui pour que je ne sois pas déçu de la journée du point de vue travail ? Le point de départ, c’est de chercher à en faire moins. Toute tâche supplémentaire réalisée dans la journée sera alors un bonus satisfaisant.

 

La troisième leçon est un peu contre-intuitive et beaucoup de spécialistes de la productivité ne seront pas forcément d’accord. On parlera aujourd’hui des tâches urgentes et importantes et de tout un tas de manières de trier ses priorités. Avec ma personnalité, j’ai compris que j’étais beaucoup plus productive du point de vue créatif sur les sujets qui me font envie sur le moment. J’écris, je fais un travail créatif. Il y a des sujets d’articles qui me sont commandés. D’autres qui me viennent spontanément. Mais je peux traîner en longueur un sujet de commande et réaliser avec grande rapidité un sujet qui me fait envie sur le moment. C’est ce que j’appelle l’effet “battre le fer tant qu’il est chaud”. Je pense que ça marche en particulier pour certaines personnalités et dans des métiers créatifs où il y a une part importante d’initiative.

 

Mais déterminer un degré d'urgence et d'importance, on fait comment 🤔 ?

La première chose à réaliser, c'est que l'on a du mal à être honnête avec nous même. On va vouloir réaliser toutes les tâches dans la même journée, se mettre naturellement la pression. C'est encore plus vrai avec le statut de freelance. Sans toute la hiérarchie qui peut imposer des délais, des tâches précises à réaliser, on doit être autonome et on va vouloir compenser ce manque de cadre en voulant en faire toujours plus. On a donc tous tendance à remplir le temps professionnel dont on dispose. C’est la loi de Parkinson  :

"Si vous fixez un délai d’une semaine à un collaborateur pour réaliser un travail, il mettra une semaine, mais si vous lui donnez un mois pour le même projet, il mettra un mois à le rendre"

Le meilleur moyen de classer ses tâches dans ces catégories est d'abord de les ramener à des données factuelles. Quelle est ma deadline réelle, quel temps est nécessaire pour réaliser ma tâche, analyser si on sous-évalue ou sur-évalue le temps, etc.

Essayez aussi de clarifier les deadlines avec vos clients. Si vous recevez des messages "à faire dès que possible", "rapidement", etc., demandez concrètement quels sont les délais attendus. Il ne faut d'ailleurs pas hésiter à négocier le temps nécessaire pour réaliser certaines tâches. Faire plaisir à son client et se forcer à aller trop vite peut vite vous mettre dans l'embarras et perturber le reste de votre planning. Essayez d'être le plus réaliste possible face aux objectifs. Être au clair avec ces timings vous permet d'alléger votre charge mentale en vue du travail à réaliser. C'est essentiel pour trouver un bon équilibre.

Pour déterminer l'importance d'une tâche, vous pouvez également vous poser la question : que se passe t-il si je ne fais pas cette tâche ? À quoi est-elle reliée, que va t-elle apporter ? On a tendance à dramatiser le fait de ne pas réaliser une tâche, il faut apprendre à relativiser et se rendre compte de son importance réelle.

La clé pour s'organiser efficacement, c’est l’anticipation. Ça passe par exemple par la création de deadlines intermédiaires que l'on peut se fixer pour mieux organiser son travail et tenir les délais. On peut également s'engager auprès de personnes externes par rapport à ses tâches, pour les faire valider ou vérifier le bon avancement en cours de projet. Cela permet de donner un timing intermédiaire aux projets et de ne pas se laisser tenter par la procrastination.

 

Astuce n°3 : passer au slow working, pour travailler moins mais mieux ! Avec Diane Ballonad Rolland 💡

Trouver le timing qui mène à l'équilibre en freelance

Derrière l'idée de slow working, on cherche avant tout à atteindre l'efficience avant l'efficacité. On met alors en rapport ce que l'on produit par rapport à l'effort nécessaire pour le produire.

Les freelances travaillent sur des "métiers-choix", ils aiment leur travail, ce qui conduit à avoir des difficultés pour eux de dire "stop" et de s'arrêter. En tant qu'entrepreneurs, les indépendants incarnent leurs activités, les portent. Ils doivent aussi vendre leur image pour leur activité commerciale. L'équilibre est alors plus difficile à atteindre car on va naturellement dépenser du temps pour créer tout ce contenu. Il faut donc bien faire la distinction entre son activité (et sa présence professionnelle) et le temps personnel.

Avec le slow working, on va pouvoir prendre le temps, ou plutôt se l'accorder, pour aller travailler sur des tâches qui nous plaisent, où l'on va se sentir efficace. C'est l'avantage du freelancing, vous établissez votre planning en fonction de vos besoins réels et non par obligation. Il ne faut pas se forcer à réaliser des tâches pour sentir que l'on a été productif.

Il ne faut pas oublier aussi le temps off pour une bonne vision du slow working. La première chose que font beaucoup de salariés, c'est de poser leurs journées de congé pour organiser en amont leurs moments de repos. Les freelances n'ont pas encore cet automatisme. Il faut réussir à s'autoriser des moments de repos. Ce n'est pas parce que l'on est freelance que l'on n'a pas de cadre et que l'on ne fixe pas de limites.

 

La méditation, un accompagnement réel pour les professionnels ?

Diane a collaboré avec la plateforme "Petit Bambou !" pour rédiger des séances d'auto-méditation à travers le programme de méditation "Le temps et moi".

La méditation est un outil formidable pour gérer son temps au quotidien. Il permet notamment d'arbitrer ses priorités en faisant le vide dans son esprit pour faire redescendre la pression. L'objectif est de reprendre de la lucidité. Nous pouvons même dire que plus on se sent débordés, et plus la méditation devient nécessaire pour retrouver un état de calme, parvenir à gérer ses idées, et faire les bons choix. À tâches égales, on peut se sentir en maîtrise de son temps comme se sentir débordé. L'état d'esprit joue un rôle primordial dans la bonne gestion de son travail.

" Une demi-heure de méditation est essentielle sauf quand on est très occupé. Alors une heure est nécessaire. " Saint François de Sales

Attention, quand on parle méditation, on ne parle pas de se mettre sous une cascade glacée pour atteindre la conscience absolue. Il y a la méditation informelle, qui peut prendre une à deux minutes seulement pour se mettre en pause instantanément pour revenir à ses sensations et repartir dans de meilleures conditions. La méditation se pratique au quotidien, pour surmonter de petites comme de grandes épreuves au cours de la journée.

 

La procrastination : doit-on la surmonter ou vivre avec ?

Il faut se déculpabiliser sur le sentiment de procrastination. Nous sommes tous procrastinateurs dans des domaines divers. Il existe autant de raisons de procrastiner que de se lancer dans une tâche : la difficulté, le temps nécessaire, l'envie, la peur de l'échec, etc.

Pour détourner ce sentiment et rentrer dans un cercle vertueux, il existe plusieurs méthodes : réaliser un rétro-planning, poser les tâches à réaliser à l'écrit, créer des délais intermédiaires, etc. Dans son livre "j'arrête de procrastiner", Diane décrit 7 techniques pour vaincre la procrastination.

Ce qu'il faut retenir, c'est qu'il faut poser les jalons et avancer progressivement vers le dépassement de cette procrastination en adaptant son quotidien de travail vers un modèle qui nous ressemble réellement.

 

4 point essentiels à retenir avec Laëtitia Vitaud

1 : N'hésitez pas à utiliser la matrice d'Eisenhower. Elle vous invite à vous poser des bonnes questions sur la gestions de vos tâches et leur priorisation. Elle permet aussi de visualiser concrètement ses tâches, tout en s'enlevant la charge mentale de devoir les retenir.

2 : Prendre conscience de la loi de Parkinson est très utile. On remplit toujours le temps que l'on nous donne pour réaliser des missions. Partant de ce constat, on peut relativiser et chercher à rationnaliser le temps réel nécessaire pour accomplir ces tâches.

3 : Dans la bonne maîtrise du temps, le niveau d'anxiété personnel et ressenti est finalement un problème plus important que la gestion réelle de son temps. La méditation est un outil parmi d'autres pour réussir à surmonter cette pression que l'on s'impose (généralement soi-même), il faut trouver celui qui vous permet de travailler avec sérénité.

4 : La procrastination reflète plein de choses sur l'estime de soi et sa confiance. Plutôt que de chercher à performer toujours plus, travaillez sur votre estime est tout aussi important pour réussir à devenir maître de son temps.

 

Astuce n°4 : La semaine de 4 jours, et si c'était possible ?

Travailler 4 journées dans la semaine, analyse avec Samuel Durand.

La semaine de 4 jours, voilà un thème qui fait rêver tous les professionnels ! Durant le mois de Mai, les salariés sont ravis quand les semaines sont écourtées par l'apparition de journées nationales, qui leur permettent de prendre un repos souvent bien mérité.

Samuel a interrogé Adrien Vicard, Head of Sales chez Welcometothejungle, qui a accompagné les salariés de l'entreprise pour arriver à la fameuse semaine de 4 jours.

"J'ai accepté très positivement, avec une certaine fierté [d'avoir une semaine de 4 jours] chez Welcome To The Jungle. J'ai l'impression de faire partie d'une nouvelle génération. J'ai mis un an environ à trouver mon organisation sur cette journée supplémentaire. Aujourd'hui, c'est une balance idéale qui dénote d'une notion de confiance que l'on peut avoir entre l'employeur et l'employé. Que ce soit au niveau des résultats financiers ou au niveau des résultats qualitatifs, globalement tout a augmenté de manière plutôt considérable. Pour rebondir sur l'organisation, on a aidé ceux pour qui il y avait un besoin plus particulier sur cette nouvelle façon de travailler. On a adopté une vision plus scientifique du travail, pour essayer d'augmenter le temps de travail sur des actions qui ont plus de potentiels et de gommer celle avec moins d'impact."

Le temps de travail a déjà diminué de 17 % depuis les années 1975. La prise d'une journée de repos peut être fixe. Chez Welcome To The Jungle, il s'agit du mercredi ou du vendredi, mais d'autres entreprises proposent d'aller jusqu'à choisir sa journée supplémentaire. Ce qui est important, c'est qu'il y a une communication qui fonctionne de manière asynchrone. Il faut que la majorité des tâches puisse être effectuée en autonomie et que seulement quelques-unes nécessitent de travailler lors d'échanges collectifs. Exit donc les réunions où l'on fait uniquement acte de présence, ici on se concentre sur l'essentiel pour le faire bien.

On travaille alors en fonction des objectifs et non du temps de travail, pour supprimer ce présentéisme qui pollue la qualité du travail au quotidien. Chez Microsoft au Japon, ils ont testé le travail sur 4 journées, ce qui a conduit à une augmentation de la productivité de plus de 40%. Avec une journée de mois, 20% des réunions devraient être éliminées, mais on se rend compte que ce chiffre est encore plus grand dans la réalité. Pourquoi ? Car on donne du sens aux réunions restantes et l'on se concentre alors sur l'essentiel. Il y a une vraie préparation en amont avec un travail qui la rend utile.

Pour finir, il y a une vraie relation de confiance à adopter. On compte sur le salarié pour être efficace sur le temps de travail sans devoir lui mettre la pression à cause de cette journée en moins dans la semaine.

 

Que fait-on avec une journée en plus dans la semaine ?

Adrien Vicard : "Chez Welcome, vous faites ce que vous voulez. Que ce soit pour une passion, une vie associative ou pour passer du temps avec sa famille. De mon côté, je divise ma journée en 2 : je prend la matinée pour travailler sur des dossiers de fonds plus légers, qui vont me permettre d'avoir beaucoup plus d'agilité sur le reste de la semaine et de finir à l'heure sur mes quatre autres journées. L'après-midi sera plutôt consacré à une séance de sport ou a passer du temps en famille avec mes filles, pour passer du temps de qualité avec eux."

 

Au prochain Café Freelance, apprenez à chouchouter vos clients !

La gestion du temps quand on est freelance est un vaste sujet. Si vous souhaitez en apprendre plus, nous vous conseillons à nouveau de découvrir les différents supports proposés par nos incroyables invités du Café Freelance : Les livres et le podcast de Diane Ballonad Rolland ainsi que le podcast et le blog de Marielle Cuirassier.

Le prochain Café Freelance aura lieu le vendredi 22 Octobre ! La thématique ? Comment chouchouter ses clients et obtenir une relation heureuse avec eux ? Vous pouvez déjà bloquer votre date dans l'agenda, les inscriptions arrivent bientôt 😉.

 

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